Virtuální sídlo – jak ho využít k podnikání?

Virtuální sídlo je v podstatě jakákoliv adresa, kterou budete využívat jako sídlo své firmy a necháte si jí zapsat do obchodního rejstříku, zároveň bude součástí společenské smlouvy a budete jí prezentovat na všech dokumentech, vizitkách atd. (u fyzických osob je to místo podnikání zapsané v Živnostenském rejstříku). Zajímavý článek o virtuálním sídle také zde.

V praxi to znamená, že to bude sice vaše sídlo, ale fyzicky tam přítomni nebudete. Ovšem tento fakt vás nezbavuje povinnosti mít své sídlo firmy viditelně označeno (název firmy, identifikační číslo, případně číslo provozovny, u OSVČ jméno a příjmení).

V kterých případech je možné využívat virtuální sídlo společnosti?

• pokud provozujete své podnikání z domova, fyzicky žádnou kancelář nepotřebujete
• chcete-li snížit provozní náklady firmy a ušetřit měsíčně za nájem kancelářských prostor (často až desítky tisíc).
• často cestujete nebo pracujete většinou v terénu a kancelář nevyužíváte
• teprve začínáte s podnikáním a pronájem klasických kanceláří je pro vás vzhledem k nedostatku finančních prostředků nemyslitelný
• administrativní služby využijete nepravidelně či spíše příležitostně
• potřebujete expandovat do dalších regionů a obsadit co a obsáhnout co největší oblast republiky
• potřebujete zvýšit prestiž a konkurence schopnost firmy, spolu s rozšířením portfolia zákazníků i obchodních partnerů, často i investorů.

Virtuální sídlo – jak to vlastně celé funguje?

Každý podnikatel touží zejména po tom, aby měl reprezentativní zázemí, což virtuální sídlo splňuje na výbornou. Vedle lukrativní obchodní adresy, jež firmě zvýší prestiž a image, posílíte svou pozici mezi ostatními firmami fungujícími ve stejném oboru. O podnikatelích a virtuálních kancelářích můžete číst zde.

Jakmile se s provozovatelem dohodnete a získáte souhlas s umístěním sídla vaší společnosti, nic nebrání tomu, využívat veškeré dostupné administrativní i doplňkové služby. Které to jsou?

• Přijímání hovorů – na výběr máte telefonní linku se záznamem všech příchozích hovorů a jejich automatické přeposílání na email, dále linku s operátorem, který na základě vašich pokynů každý hovor vyřídí dle potřeby, nebo je možné všechny hovory přesměrovávat na telefonní číslo, které si sami určíte.
• Přebírání pošty a kurýrních zásilek, včetně pečlivé evidence – vše je možné naskenovat a ihned zaslat do mailu, další možností je přeposlání veškeré pošty na dohodnutou adresu klienta. Samozřejmostí je avízo o doručené poště formou SMS nebo emailem.
• Provozovatel vám poskytne profesionální personál, který vás ve vašem virtuálním sídle zastoupí při kontaktu s veřejností, případně odbaví klienty a podobně.
• Jestliže potřebujete vhodné prostory, kde uskutečnit schůzku s klientem, případně prezentaci vašeho výrobku nebo služeb, můžete využít možnosti pronájmu kanceláře či zasedací místnosti a veškeré schůzky vyřídit tam. Velkým plusem je to, že se takové prostory dají pronajmout jen na pár hodin, nemusíte tak platit nájem za celý měsíc.

Jak takové virtuální sídlo zřídit?

V dnešní době je v podstatě vše možné vyřídit elektronickou cestou a nejinak je tomu v případě virtuálního sídla. Stačí vám k tomu jen notebook, tablet, stolní počítač, případně chytrý telefon a přístup k internetu. Vyberete si společnost, která virtuální sídla poskytuje a jejíž lukrativní adresy vám budou vyhovovat. Nezapomeňte si také prohlédnout a objednat doplňkové služby.

Co mezi tyto služby patří?

• označení firmy na objektu, kde je umístěno sídlo
• profesionální zástupce během vaší nepřítomnosti
• adresa pro příjem pošty, její přebírání a evidence
• přeposílání a skenování došlé pošty
• telefonní linka
• pronájem zasedací místnosti nebo zařízené kanceláře