Projekty jsou dnes běžnou součástí pracovního procesu, a proto je někdo musí řídit. Řečeno v kostce, projektové řízení znamená přípravu, plánování, start, realizaci, organizaci a kontrolu projektu. Všechno má na starosti projektový manažer a jeho tým. Hlavním úkolem je dosažení jednotlivých milníků a naplnění stanovených cílů s ohledem na parametry projektu. Tyto parametry obvykle zahrnují rozsah služeb, dobu realizace a rozpočet.
V dnešní době rozlišujeme tradiční metody projektového řízení založené na plánování jednotlivých fází projektu v síťovém plánu, agilní projektový management nebo hybridní projektový management.
To, co se konkrétně pod uvedenými pojmy skrývá, se může lišit v závislosti na tom, z jaké země členové projektového týmu pocházejí. Rozdíly ovšem nikdy nebudou tak veliká, aby účastníci projektu z různých zemí nemohli najít společnou řeč. Proto se v praxi často můžeme setkat s mezinárodními řešitelskými týmy.
Aby všichni věděli o všem
Mnoho termínů a technik je již dlouho zavedeno a standardizováno; některé z nich byly formalizovány již ve 20. století. Jedním z průkopníků byl Henry Gantt, který vyvinul to, co vešlo ve známost jako Ganttův diagram. Mohou být tyto osvědčené projektové procesy ještě více zdokonalovány pomocí moderních technologií dneška?
Odpověď je jednoduchá – mohou a také jsou. Zejména v oblasti projektové komunikace se důrazně doporučuje využít podpory softwarů pro řízení projektů. Ty mimo jiné umožní připravit a distribuovat velký počet projektových informací strukturovaným a smysluplným způsobem a především adresně a najednou. Ke zlepšení projektové komunikace může pomoci zejména software pro řízení projektů, který je integrován do stávajících systémů – tedy těch, které projektový tým stále běžně používá.
Samozřejmě existuje řada dalších způsobů, jak lze informace o projektu smysluplně šířit dál. Důležitými komunikačními kanály jsou stavové schůzky s celým projektovým týmem a dílčími týmy nebo telefonické a Skype konference Kvalitní a na konkrétní úkol zaměřený software ovšem představuje jistotu, že se důležitá fakta neztratí v záplavě podružných informací a že informace doputují k rozhodujícímu příjemci.
Čím více lidí, tím více nedorozumění
Nutnost koordinace a funkční komunikace narůstá geometrickou řadou podle toho, čím více lidí je zapojeno do projektu. Varovným signálem, že je něco špatně, je častý výskyt otázek jako:
Kdo, co a do kdy dělá?
Které pracovní balíčky a procesy již byly dokončeny?
Je nějaké zpoždění?
Která verze projektových dokumentů je aktuální?
Po těchto datech nezbytných pro hladký průběh projektu by se neměl nikdo pídit! Mají být takříkajíc transparentní a všem známé. Pokud se je členové týmu snaží distribuovat ručně a individuálně, často dochází k chybám. Jestliže jsou předávány pouze telefonicky nebo e-mailem, je snadné omylem některé členy týmu nebo projektové partnery opomenout. Určitá míra automatizace a komplexní informace o projektu proto dává dokonalý smysl. Software pro řízení projektů zde může poskytnout cenné služby a podpořit celý projektový tým v každodenní projektové práci.
Umělá inteligence projekty umí
Centrální kontaktní místo pro všechny informace o projektu mnohonásobně minimalizuje koordinační úsilí. S pomocí vhodného nástroje projektového řízení zůstanou i rozsáhlé a složité projekty přehledné a tým se může věnovat důležitým operativním úkolům. Stále více projektových týmů proto hledá systémy projektového řízení. S pomocí vhodné softwarové podpory zůstávají i rozsáhlé projekty přehledné a zvládnutelné a zbývá více času na důležité provozní úkoly.
Máte zkušenost s projekty ze zaměstnání? Můžete potvrdit, že při nich dochází ke komunikačním šumům a různých prodlením, pokud nejsou správně řízeny?