Že záleží pouze na tématu a přítomnosti kvalitních řečníků? V případě nevhodně zvolených konferenčních prostor může akce dopadnout špatně i navzdory tomu, že na ní přednášela elita daného oboru. Chcete-li se vyhnout zbytečným komplikacím a nepříjemnostem, dejte si na výběru místa záležet. Řiďte se následujícími tipy a minimalizuje riziko neúspěchu.
Termín konání ovlivňuje účast
Cílem pořadatele je, aby se na konferenci dostavilo co nejvíce účastníků. V tomto směru je naprosto zásadní správně zvolené datum. V prvé řadě si zjistěte, zda se v plánovaném termínu nekoná jiná, zajímavější akce a bude-li to nutné, navrhněte více termínu a nechte účastníky, ať si pevné datum sami vyberou. Rovnou však zapomeňte na svátky i letní a zimní prázdniny.
Klíčová je dostupnost
Počítejte s tím, že se (téměř) nikdo nebude trmácet do Horní Lhoty. V případě mezinárodní konference jsou jasnou volbou konferenční prostory Praha. Metropole je z hlediska dopravní dostupnosti nejlepší volbou.
Ideální je, když se sál k pronájmu v Praze nachází někde v centru, případně se k němu účastníci snadno dostanou MHD.
A pozor – rezervujte si prostory v dostatečném předstihu. Vyberete-li si reprezentativní místo se zvučným jménem (např. hotel Praha Belvedere), počítejte s tím, že může mít rezervace na dlouhou dobu dopředu.
Myslete na detaily
Než si s manažerem vybraného hotelu plácnete, přesvědčte se o tom, že se dá v bezprostřední blízkosti budovy pohodlně zaparkovat. Zároveň prověřte úroveň technického vybavení a domluvte se s personálem na zapůjčení potřebné techniky. Zjištění, že pár desítek minut před začátkem konference nefunguje audiotechnika, je krajně nepříjemné.
Naprostou samozřejmostí by také mělo být kvalitní WiFi připojení dostupné všem účastníkům konference.